Organizacja eventu
Jedzenie to nie wszystko, czyli organizujemy imprezę!
Bez względu na to jakie przyjęcie bądź event organizujemy jedzenie jest bardzo istotną kwestią i nikogo nie trzeba do tego przekonywać. Dobre jedzenie ma wpływ na atmosferę spotkania, pozwala szybciej nawiązać kontakty, pozytywnie wpływa na ocenę organizatora. Jednak samo jedzenie nie wystarczy, organizacja eventu to złożone wielowątkowe wyzwanie.
Poniżej możecie przeczytać o jedynie kilku wybranych, naszym zdaniem dość istotnych, wyzwaniach z jakimi musicie się zmierzyć podczas organizacji eventu.
Organizacja eventu to wyzwanie
W tym miejscu możemy przejść do kolejnej bardzo istotniej kwestii, a mianowicie organizacji eventu. Przede wszystkim musimy sobie zadać pytanie czy jesteśmy wstanie sami zorganizować takie przyjęcie? Czy mamy odpowiednie środki, czas i doświadczenie!
Niech za przykład posłuży nam organizacja przyjęcia okolicznościowego wigilii firmowej. Duże korporacje zatrudniające większą liczbę pracowników, przy organizacji takiego przyjęcia muszą brać pod uwagę wiele czynników.
Jednym z nich jest wybór miejsca, musimy przemyśleć, czy dysponujemy odpowiednio dużą salą, zapleczem sanitarnym i gastronomicznym, które “udźwignie” obsługę tak dużej ilości osób obecnych na evencie. Przecież pracownicy, często pracujący na zmiany, nie są stale obecni w miejscu pracy w pełnej obsadzie. Musimy przemyśleć czy sala i jej zaplecze będzie dostosowane do przyrządzania posiłków, czy jedynie do ich przechowywania. Często miejsce pracy nie pozwala na dłuższe przetrzymywanie żywności zatem będzie potrzeba wynajmu auta chłodni. Warto także przemyśleć kwestie związane z oprawą audio wizualną, występami artystów itd. Wszystkie te kwestie trzeba przeanalizować, sprawdzić czy wybrane przez nas otoczenie, sala, jej zaplecze spełnia wszelkie warunki. Jeśli nie, pozostaje wynajem sali lub innego obiektu, a wtedy wszelkie kwestie trzeba od nowa przedyskutować. Problemów jest cała masa, a czasu na ich rozwiązanie jest niewiele.
Drugim ważnym aspektem jest czas jaki możemy poświęcić na organizację przyjęcia w pracy. Firma musi stale pracować, podpisywać kontrakty, realizować zamówienia zatem często nie ma możliwości oddelegowania większej ilości pracowników do organizacji eventu. Nierzadko bywa tak iż pierwsze spekulacje wydają się bardzo pozytywne a w miarę zbliżającego się terminu eventu problemy narastają, oddelegowana ilość osób nie jest sobie w stanie z nimi poradzić. A wtedy już tylko krok od katastrofy.
Trzecim chyba najważniejszym aspektem jaki musimy brać pod uwagę podczas organizacji eventu jest nasze doświadczenie. Firmy, w olbrzymiej większości, na co dzień nie zajmują się organizacją przyjęć. Nie są zaznajomione z problemami jakie mogą wystąpić podczas organizacji. Zatem może wystąpić sytuacja kaskady problemów i w konsekwencji nie podołają organizacji.
Organizacja imprezy, warto postawić na profesjonalistów – firmę eventową
Czasem lepszym w gruncie rzeczy tańszym rozwiązaniem pozostaje wynajęcie firmy specjalizującej się w organizacji eventów, przyjęć, gali itp. Firma eventowa z prawdziwego zdarzenia będzie gwarantem udanego spotkania. W zasadzie po ustaleniu warunków, przedstawieniu przewidywanej ilości gości, ustaleniu szczegółów dotyczących serwowanych posiłków, źródła ich pozyskania, oprawy artystycznej, audiowizualnej pozostaje nam tylko czekać na imprezę. Firma eventowa wybierze za nas lub wspólnie z nami miejsce spotkania. Zadba o dobór odpowiedniej oprawy artystycznej, czasem nawet wynajmie dla nas odpowiednich artystów!
Jak wyszukać odpowiednią firmę eventową?
Oczywiście można poszukać w internecie, możemy zacząć od wyszukania firmy eventowej w naszej okolicy, warto postawić na doświadczonych organizatorów, firmy mogące przedstawić szerokie portfolio. Należy także sprawdzić dla kogo i jakie imprezy dotychczas organizowano. Jaka była oprawa tych eventów i czy będzie odpowiednia dla nas.
Dobry miły kontakt z życzliwie nastawionymi pracownikami firmy eventowej będzie też wskazówką co do dalszej współpracy.
Najnowsze komentarze